Privacyprotocol

Privacy protocol HSV
1. Aanhef
Dit protocol is voor de Haagsche Schoolvereeniging.

2. Definities
a) Persoonsgegevens: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
b) Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
c) Bijzonder persoonsgegeven: een persoonsgegeven dat iets zegt over iemand zijn godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid of zijn gezondheid;
d) Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft al dan niet vertegenwoordigd door diens wettelijk vertegenwoordiger. In dit protocol gaat het om de leerlingen;
e) Wettelijk vertegenwoordiger: indien de betrokkene de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt, wordt de betrokkene vertegenwoordigd door zijn wettelijk vertegenwoordiger. Meestal zal dit een ouder zijn maar het kan hier ook gaan om een voogd;
f) Verantwoordelijke: de verantwoordelijke stelt vast welke persoonsgegevens er verwerkt worden én wat het doel is van die verwerking. Dat wil zeggen: het bevoegd gezag.
g) Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
h) Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken; 3. Reikwijdte en doelstelling: dit protocol stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van leerlingen van de HSV.

Dit protocol heeft tot doel:
a. de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
b. vast te stellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt;
c. de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen;
d. de rechten van betrokkene te waarborgen.

4. Verwerking van persoonsgegevens: bij de verwerking van persoonsgegevens houdt de HSV zich aan de relevante wetgeving waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens.

5. Doelen: de verwerking van persoonsgegevens vindt plaats voor:
a. de organisatie of het geven van het onderwijs, de begeleiding van leerlingen, deelnemers of studenten, dan wel het geven van studieadviezen;
b. het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;
c. het bekend maken van informatie over de organisatie en leermiddelen als bedoeld, onder a. en b., alsmede informatie over de leerlingen, deelnemers of studenten, bedoeld in het eerste lid, op de eigen website;
d. het bekendmaken van de activiteiten van de instelling of het instituut op de eigen website;
e. het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
f. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
g. het onderhouden van contacten met de oud-leerlingen, oud-deelnemers of oud-studenten van de verantwoordelijke;
h. de uitvoering of toepassing van een andere wet.

6. Vrijstelling meldingsplicht: de in artikel 4 genoemde gegevensverwerkingen vallen onder het vrijstellingsbesluit AVG en hoeven niet worden aangemeld bij het CBP.

7. Doelbinding: persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. De school verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om die vastgestelde doelen te bereiken.
8. Grondslag verwerking: verwerking van persoonsgegevens gebeurt alleen op grond van:
a. Toestemming: in het geval de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
b. Overeenkomst: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
c. Wettelijke verplichting: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de SCHOOL onderworpen is;
d. Vitaal belang;
e. Publiekrechtelijke taak: in het geval de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt;
f. Gerechtvaardigd belang.

9. Bewaartermijnen: de HSV bewaart de gegevens niet langer dan dat zij noodzakelijk zijn voor het vervullen van het doel waarvoor zij zijn verkregen, tenzij er een andere wettelijke verplichting is die het langer bewaren van de gegevens verplicht stelt.

10. Toegang: de HSV verleent slechts toegang tot de in de administratie en systemen van de school opgenomen persoonsgegevens aan:
a. de bewerker en de derde die onder rechtstreeks gezag van de HSV staat;
b. de bewerker die gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
c. derden die op grond van de wet toegang moet worden verleend, waarbij alleen toegang wordt verleend aan de gegevens waartoe volgens de wet toegang toe moet worden gegeven.

11. Beveiliging en geheimhouding:
a. De HSV neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
b. De HSV zorgt dat medewerkers niet meer inzage of toegang hebben tot de persoonsgegevens dan zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor de goede uitoefening van hun werk.
c. Bij de beveiligingsmaatregelen wordt rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging. Daarbij houdt de school rekening met de concrete risico’s die van toepassing kunnen zijn op de verwerkte persoonsgegevens.
d. Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit protocol, en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of geheim moeten worden gehouden (zoals bijvoorbeeld zorggegevens), en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die persoonsgegevens daarvan.

12. Verstrekken gegevens aan derden: wanneer daartoe een wettelijke plicht bestaat kan de HSV de persoonsgegevens verstrekken aan derden. Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan ook plaats vinden na toestemming van de betrokkene.

13. Sociale media: voor het gebruik van persoonsgegevens in sociale media, zijn aparte afspraken gemaakt in het ‘sociale-mediaprotocol’ van de HSV.

14. Rechten betrokkenen: De AVG geeft de betrokkene een aantal rechten. De HSV erkent deze rechten en handelt in overeenstemming met deze rechten.
a) Inzage: elke betrokkene heeft recht op inzage van de door de HSV verwerkte persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben. De HSV mag aan het inwilligen van dit verzoek een kostprijs verbinden van maximaal € 5,-. Wanneer het verzoek wordt afgewezen dan worden er geen kosten in rekening gebracht. De HSV kan vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van de identiteit van de verzoeker.
b) Verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming: betrokkene kan een verzoek doen tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van zijn persoonsgegevens, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onredelijke inspanning zou vergen.
c) Verzet: voor zover de HSV persoonsgegevens gebruikt op de grond van artikel 8 onder e en f, dan kan de betrokkene zich verzetten tegen verwerking van persoonsgegevens op basis van diens persoonlijke omstandigheden.
d) Termijn: de HSV dient binnen een termijn van 4 weken na ontvangst van een verzoek hieraan schriftelijk gehoor te geven dan wel deze schriftelijk, gemotiveerd af te wijzen. De HSV kan de betrokkene laten weten dat er meer tijd nodig is en deze termijn verlengen met maximaal 4 weken.
e) Uitvoeren verzoek: Indien het verzoek van de betrokkene wordt gehonoreerd, draagt de HSV zorg voor het zo spoedig mogelijk doorvoeren van de verzochte wijzigingen.
f) Intrekken toestemming: voor zover voor de verwerking van persoonsgegevens voorafgaande toestemming vereist is, kan deze toestemming te allen tijde door de wettelijk vertegenwoordiger worden ingetrokken.

15. Transparantie: de HSV informeert de betrokkene over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Indien het type verwerking dat vraagt, informeert de school iedere betrokkene apart over de details van die verwerking. De HSV informeert de betrokkene – op hoofdlijnen – ook over de afspraken die gemaakt zijn met derden en bewerkers die persoonsgegevens van de betrokkene ontvangen.

16. Klachten: wanneer iemand van mening is dat het doen of nalaten van de HSV niet in overeenstemming is met de AVG of zoals dat is uitgewerkt in dit protocol, dan dient men zich te wenden tot de functionaris bescherming persoonsgegevens. Als dat niet leidt tot overeenstemming kan men zich eveneens wenden tot de rechter of het College bescherming persoonsgegevens.

17. Onvoorziene situatie: indien er zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit protocol dan neemt de verantwoordelijke de benodigde maatregelen.

18. Wijzigingen protocol: dit protocol wordt na instemming van de (G)MR vastgesteld door de verantwoordelijke. De verantwoordelijke maakt dit protocol openbaar via de website. De verantwoordelijke heeft het recht dit protocol, na instemming van de (G)MR te wijzigingen.

19. Slotbepaling: dit protocol wordt aangehaald als “het privacy protocol” van de HSV en treedt in werking op 1 april 2018.